Connectez le compte Keycafe qui possède les clés, associez chaque clé à un logement, puis laissez Calensi prévenir l’équipe au dépôt et enregistrer le retrait.
Au dépôt, l’hôte et le Cleaner assigné sont prévenus. Si la clé revient plus tôt le jour du check-out, Calensi avance l’heure réelle de départ. Au retrait, personne n’est notifié : l’heure est enregistrée, le check-in du planning ne change pas.
Accès coordonnés
Keycafe gère la remise et le retour des clés dans des SmartBox. Pour que Calensi reçoive les dépôts et les retraits, le compte connecté doit être celui sur lequel les clés sont enregistrées : votre SmartBox, ou une clé de votre compte.
Keycafe fournit l’infrastructure de remise des clés, les codes d’accès et l’historique des échanges. Il reste la source de vérité pour les clés et les SmartBox.
Calensi crée le webhook du compte à la connexion, associe chaque clé à un logement et prévient l’hôte et le Cleaner au dépôt. Un dépôt anticipé le jour du check-out avance l’heure réelle de départ. Le retrait est enregistré, sans notification et sans changer l’heure de check-in.
L’hôte connecte le compte Keycafe propriétaire des clés. Calensi crée le webhook de ce compte.
Chaque clé est associée au logement Calensi correspondant.
Au dépôt, l’hôte et le Cleaner assigné sont prévenus. S’il a lieu le jour du check-out, avant l’heure prévue, l’heure réelle de départ avance.
Au retrait, personne n’est notifié. L’heure de récupération est enregistrée ; l’heure de check-in du planning ne change pas.
La connexion est directe. Calensi crée le webhook du compte Keycafe et reçoit les dépôts et retraits des clés enregistrées sur ce compte. Une clé non associée à un logement est ignorée.
Les clés du compte Keycafe, pour les associer aux logements.
Les dépôts : une notification, et l’avance de l’heure réelle de départ si le dépôt est anticipé le jour du check-out.
Les retraits : l’heure de récupération enregistrée sur la réservation d’arrivée, sans notification.
Comment les mises à jour arrivent
À la connexion, Calensi crée le webhook du compte Keycafe. Les dépôts et les retraits des clés de ce compte arrivent ensuite sur ce webhook. Calensi ne modifie ni les clés, ni les codes, ni les SmartBox : cela reste dans Keycafe.
Le compte Keycafe connecté doit posséder les clés : votre propre SmartBox, ou une clé enregistrée sur votre compte.
Dans Keycafe, ouvrez le menu du compte en haut à droite, puis My Account → Advanced → API Settings, et choisissez Generate Key.
Dans Calensi, ouvrez Intégrations, onglet Accès, puis Connecter. Saisissez l’email du compte Keycafe et la clé API, puis Connecter. Calensi crée le webhook du compte.
Associez chaque clé à un logement. Le dialogue Associer vos clés aux logements s’ouvre après la connexion ; plus tard, le bouton est Associer des clés. Pour chaque clé, choisissez Associer à un logement.
L’hôte, les autres gestionnaires du logement et le Cleaner assigné sont prévenus que la clé est dans le casier. S’il n’y a pas de Cleaner assigné, seuls les gestionnaires du logement sont prévenus.
Le jour du check-out, avant l’heure prévue : Calensi avance l’heure réelle de départ, sur la réservation et sur la fenêtre de la mission, pour que le ménage puisse commencer plus tôt. Le message indique que le logement est libre.
Avant le jour du check-out, en cours de séjour : alerte neutre « clé déposée ». Calensi ne dit pas que le logement est libre et ne change pas l’heure.
À l’heure prévue ou après : alerte « libre ». L’heure de la mission n’est pas repoussée.
Un dépôt fait par l’hôte ou le Cleaner, avec la même adresse e-mail que son compte Calensi, est ignoré : c’est le personnel qui rend la clé, pas un départ.
Personne n’est notifié. L’heure de récupération est enregistrée sur la réservation d’arrivée. L’heure de check-in du planning n’est pas modifiée.
Vous pouvez couper les notifications de dépôt pour une clé, sans déconnecter Keycafe. Sur la carte du compte, l’interrupteur à côté de la clé associée sert à cela. L’enregistrement du retrait reste actif.
Si la clé est enregistrée dans l’organisation Keycafe de quelqu’un d’autre — par exemple la location d’un casier dans la SmartBox d’un opérateur — le webhook du compte de l’hôte ne reçoit pas les dépôts et retraits réels. Le « Test Integration » de Keycafe peut tout de même réussir.